Em meio ao desespero, devido a falta de tempo ou ao despreparo do faturista, a opção excluir (deletar) é comum no dia-a-dia, na tentativa de cancelar uma emissão e/ou operação. Mas fique atento, essa não é a forma correta e pode causar maiores transtornos fiscais à sua empresa.

Existem duas condições legais, cancelar ou inutilizar, acompanhe abaixo a diferença entre elas:

A nota fiscal eletrônica poderá ser cancelada antes da saída efetiva da mercadoria do estabelecimento emitente, tendo em vista que, não configurou fato gerador do imposto.
Somente poderá ser cancelado o documento fiscal, uma vez que, tenha sido autorizado pela SEFAZ com o Protocolo de Autorização de Uso, respeitando o prazo legal, confira:

• 24 horas após a autorização de uso, não aplicabilidade de multa;
• 480 horas (20 dias), sujeito as penalidades que constam no Art. 527, inciso IV, alínea z1 do RICMS/SP; e
• Decorrido o prazo de 480 horas, a nota poderá ser cancelada somente com a aprovação da Sefaz de vinculação mediante processo administrativo e terão o seu deferimento ou indeferimento comunicados pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao solicitante ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, o número do protocolo, a chave de acesso, o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela Secretaria da Fazenda.
A resposta do pedido será enviada via Domicílio Eletrônico do Contribuinte – DEC.

Já a inutilização tem por finalidade informar à Sefaz, a possível quebra de numeração, seja ela por pular uma sequência numérica ou por alguma falha interna.
O documento fiscal eletrônico só poderá ser inutilizado ainda que não tenha protocolo de autorização de uso, ou seja, o status da nota não pode ser autorizada/ cancelada ou denegada. Respeitando o prazo legal, de até o 10º dia do mês subsequente da numeração.
Exemplo: NF-e nº 51, emitida em 25/10/2017, prazo legal para inutilização, até 10/11/2017.

A informação de Inutilização por irregularidades podem ter caráter de fraude ou trapaça, podendo o fisco não reconhecer tal pedido. Por isso, é importante saber quando se deve cancelar ou inutilizar uma NF-e.

Atenção!
Tanto o Pedido de Cancelamento de NF-e, quanto o Pedido de Inutilização de Número de NF-e, de acordo com o Parágrafo único que passou a denominar-se § 1º pela Portaria 162/2008, deverão:
• observar o leiaute estabelecido em Ato COTEPE;
• conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada (Cerfificação Digital); e
• ser transmitidos via Internet, com protocolo de segurança ou criptografia, podendo a transmissão ser realizada mediante utilização do “software”.

O cancelamento e a inutilização, poderá ser sempre consultado no site da Secretaria da Fazenda que autorizou ou pelo portal da NF-e www.nfe.fazenda.gov.br.

Fonte: Portal NF-e/ Portaria CAT 162 de 2008/ Regulamento do ICMS do Estado de SP.